Còn được gọi là chứng từ vận tải, chứng từ vận chuyển là chứng từ pháp lý được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác. Chứng từ gửi hàng là bắt buộc đối với việc vận chuyển hợp pháp hàng hóa trong nội địa cũng như đối với tất cả các loại hình vận chuyển quốc tế. Các tài liệu chính xác cần thiết để quản lý việc vận chuyển và giao hàng sẽ khác nhau, dựa trên các quy định và tiêu chuẩn áp dụng ở cả điểm xuất phát và điểm đến, cũng như bất kỳ điểm nào giữa nơi hàng hóa phải được đăng ký và kiểm tra.
Một trong những chứng từ vận chuyển cơ bản nhất là vận đơn. Được sử dụng trong cả nỗ lực vận chuyển trong nước và quốc tế, chứng từ này thường do người vận chuyển hoặc đại lý cấp cho người vận chuyển. Ở một số quốc gia, người gửi hàng có thể chuẩn bị trước vận đơn, miễn là chứng từ phù hợp với cả quy định vận chuyển quốc gia và tiêu chuẩn của người chuyên chở. Mặc dù các chi tiết trong tài liệu sẽ khác nhau, nhưng hầu hết sẽ xác định người gửi và người nhận, cung cấp thông tin liên hệ cơ bản cho cả hai bên. Mô tả về hàng hóa có trong lô hàng cũng được cung cấp, cùng với số lượng của từng hàng hóa trong lô hàng và tổng trọng lượng của lô hàng. Các nhà cung cấp dịch vụ thường sẽ bao gồm dữ liệu về việc nhận lô hàng, ngày giao hàng dự kiến và thông tin về phí vận chuyển, bao gồm cả việc các khoản phí đó là trả trước hay thu hộ.
Danh sách đóng gói là một ví dụ khác về các chứng từ vận chuyển cơ bản thường được bao gồm trong các thủ tục giấy tờ đi kèm một lô hàng. Chứng từ này thường dùng làm phương tiện để người nhận xác minh rằng các mặt hàng được xác định trên vận đơn trên thực tế đã được giao cho người nhận hay chưa. Chính sách của một số bộ phận vận chuyển và nhận hàng yêu cầu rằng chỉ những lô hàng có kèm theo danh sách đóng gói hoặc phiếu đóng gói mới được chấp nhận.
Với các lô hàng quốc tế, có một số loại chứng từ vận chuyển khác có khả năng cần thiết. Giấy chứng nhận xuất xứ xác định nơi xuất xứ của lô hàng và người chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển. Giấy chứng nhận bảo hiểm ghi lại phạm vi bảo hiểm có được để bảo vệ lô hàng trên đường đi, bảo vệ hiệu quả quyền lợi của cả người gửi hàng và người nhận. Các chứng từ hải quan là cần thiết để cho phép hàng hóa rời khỏi nước xuất xứ và được nhận vào quốc gia nơi người nhận cư trú. Nếu lô hàng phải đi qua nhiều quốc gia trên đường đi, các chứng từ hải quan phải đáp ứng các tiêu chuẩn áp dụng cho từng cảng hoặc điểm dừng trên đường.
Chứng từ vận chuyển rất quan trọng để bảo vệ tất cả các bên tham gia vào quá trình vận chuyển. Bằng cách tuân thủ các quy định vận chuyển được áp dụng, có thể đảm bảo rằng đơn đặt hàng là chính xác, được giao đúng thời hạn, được đóng gói theo cách phù hợp với các tiêu chuẩn vận chuyển và mức phí được tính cho bản thân quá trình vận chuyển tương thích với bất kỳ hợp đồng nào tồn tại giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Khi bất kỳ một trong các chứng từ vận chuyển theo quy định của pháp luật không được chuẩn bị đúng cách, rất có thể lô hàng sẽ bị gián đoạn cho đến khi các lỗi được sửa chữa hoặc các tài liệu thay thế được chuẩn bị và chuyển đến địa điểm tạm thời lưu giữ lô hàng.
